В этом году свое действие начал новый закон, который касается трудового договора. Заверить трудовую книжку с 1 июля 2020 теперь можно по-новому. В настоящее время организация сама решает, как заверять копии документов. Новый Государственный стандарт ввел два метода заверения копий, которые необходимы для определенных целей.
Данный стандарт является рекомендацией. Пользоваться им не обязательно, но лучше оформлять все документы по данному введению, это намного удобнее. Таким образом правила будут обязательны только тем компаниям, которые примут приказ. Как ранее уже упоминалось, ГОСТ выводит сразу два варианта заверения. Наша редакция подготовила для вас материал, в котором вы узнаете всю детальную информацию по поводу нового введения.
В связи с чем возникли изменения?
Долгое время руководители компаний придерживались определенных норм. Два года назад внедрили новые стандарты. Изменились требования к оформлению трудовых. Но подобное требование так и не успело вступить в действие. Этот приказ решили перенести еще на год. Как вы уже поняли, нововведение произошло 1 июля. Изменений появилось не так уж и много. Единственное, что действительно поменялось – это необходимость в указывании места положения трудовой книжки, если копия предназначена для другой компании.
Необходимо ли заверение копии?
Это действие может стать необходимым самому работнику. Для того, чтобы взять ксерокс книги, он должен составить заявление с просьбой и передать руководству. Но ему совсем не обязательно указывать причину необходимости получить его. Чаще всего, он нужен при получении кредита или в оформлении льгот, пособий. Об этом работник не должен рассказывать. После рассмотрения заявления, начальство должно выдать требуемую бумажку сотруднику по истечению трех дней.
Ксерокопия может понадобиться также и самому руководителю. Она нужна во время подачи документов в фонд социального страхования на возмещение средств по оплате пособий. Чтобы сделать расчет пособия, необходимо подтвердить стаж, что без трудовой книги сделать невозможно.
Первый способ заверения
В таком случае указывается место, в котором находится в настоящее время оригинал бланка. На ксероксе нужно поставить отметку на слове «Верно», вписать фамилию имя и отчество, должность. Также надо вписать информацию о личности ответственного за ведение подобных бумаг. С 1 июля надо делать указание на местоположение трудовой книги.
Второй способ
Если документ нужен для использования не выходя из компании, то местонахождение книжки указывать необязательно. Необходимо просто вписать свою личную информацию, должность и поставить дату. Также ответственный за хранение обязан подписаться.
Отправив заявление в отдел кадров, возможно получить свой ксерокс. Выдать его в состоянии бухгалтер. Но такое бывает только в небольших организациях. Отказывать в выдаче документа без особой причины сотруднику не имеют права. Срок действия неограничен с того момента, как заявитель получит его лично в руки. Образец одного и другого заверения можно посмотреть в интернете.
Ответственность за нарушение правил делопроизводства
Руководство компании несет персональную ответственность за организацию делопроизводства. Поэтому им может грозить штраф при неправильном хранении трудовых книжек и за не соблюдение нововведений.
Сумма штрафа может составлять от 300 до 500 рублей. Поэтому ответственным за хранение соответствующих документов следует быть повнимательнее. Они должны придерживаться новых правил, чтобы не попасть в неприятную ситуацию.
Основные правила заверения
Если человек работает в компании по настоящее время, то заверение проводится таким образом:
- Первым делом делаются ксероксы всех страниц, на которых присутствует какая-либо информация.
- На последней странице должна присутствовать запись «Верно» или другая подобная. Внизу надо указывать ФИО и должность человека, отвечающего за хранение, его подпись, дата и печать если есть.
- Если корпорация требует соответствующей надписи о том, что человек еще работает в ней, то необходимо ее сделать.
- Заверить трудовую в состоянии работник из отдела кадров. Если компания небольшая, то этим может заниматься директор или ответственный за финансы.
Важно!
Запись о хранении оригинала надо делать только в том случае, если этого требует сторонняя организация. Если делаете ксерокопию для своей компании, данную информацию указывать не обязательно.
Срок действия копии
Как ранее уже упоминалось, нотариально заверенный документ имеет неограниченный срок действия, пока в книжку не будут внесены новые записи. Если копию заверял ваш работодатель, то она является действительной всего месяц. В случае внесения новых данных за этот месяц, ксерокс теряет свое действие.
Работодатель не имеет права требовать из сотрудника денежные средства за предоставление ксерокопии. Даже ради того, чтобы возместить затраты на изготовление. Стоит помнить, что текст после печати должен хорошо читаться.
